Como configurar os e-mails da organização

Em Configurações, aba E-mail, o admin acompanha o envio de e-mails da organização e escolhe o que ela manda. Quem envia é o próprio Benflow: a organização não precisa de conta nem de configuração num serviço de e-mail. Todos os e-mails saem do remetente do Benflow, com o logotipo ou o nome da organização no topo.

A situação do envio

O cartão E-mail mostra a situação ao lado do título. O item E-mail de Conexões, no topo, e a bolinha ao lado do nome da aba também avisam quando algo falha. As situações:

• Conectado ao Resend ou Resend configurado: o envio está ligado. Para conferir agora, toque em Testar conexão.
• Falha recente: um e-mail teve problema e vai tentar de novo sozinho. O motivo aparece no cartão.
• Com falhas: algum e-mail da organização falhou nas últimas 24 horas. Confira o motivo no cartão e no Histórico de e-mails.
• Com problema: o envio parou. O cartão diz o motivo. Avise o suporte.
• Desligado no servidor: o Benflow ainda não manda e-mails. As escolhas desta aba ficam guardadas e valem quando o envio for ligado. Para ligar, fale com o suporte.

Logo abaixo ficam Envio, Remetente (o endereço de onde os e-mails saem) e Uso de hoje, com quantos e-mails o Benflow mandou hoje, somando todas as organizações, e, quando há, o limite do dia. O limite é do Benflow inteiro, e cada organização usa só uma parte dele, para uma não travar as outras. Passou do limite, os avisos esperam o dia seguinte (o resumo e os prazos do dia que passou não saem mais: vale o do dia novo); convites, links de senha e o aviso de senha alterada passam na frente.

A linha Topo dos e-mails diz se vai o logotipo ou o nome da organização. Os e-mails só mostram o logotipo em PNG ou JPG: em SVG ou WEBP, ou sem logotipo, vai o nome na cor da marca. Quando vai o nome, a linha traz o link Abrir Marca, que leva à aba em que você troca o logotipo. Veja Como colocar a marca da sua empresa no painel.

Testar o envio

1. 1
   Passo 1: Toque em Testar conexão. O Benflow confere o envio na hora, sem gastar nenhum e-mail.
2. 2
   Passo 2: Toque em Enviar e-mail de teste para mim. O teste vai para o seu e-mail de login, com a marca da organização, e o painel diz para qual endereço foi.
3. 3
   Passo 3: Abra o e-mail "Teste de e-mail de", seguido do nome da organização. Confira se ele chegou na caixa de entrada, e não no spam, e se o logotipo ou o nome aparece no topo.

O que a organização manda

No cartão O que a organização manda ficam três escolhas. Cada mudança vale na hora, sem botão de salvar:

• Avisar solicitantes externos por e-mail: quem abre chamado pelo link externo ou pelo widget e deixa o e-mail recebe a confirmação do chamado (com o link de acompanhamento), as respostas públicas da equipe e a conclusão. Notas internas nunca vão. Veja O que o cliente recebe de aviso.
• Convite automático: ao incluir em Membros uma pessoa sem senha, ela recebe por e-mail o convite com o link para criar a senha (vale 24 horas). Desligado, você informa a senha inicial ou manda o link pelo botão da lista. Veja Convite por e-mail.
• Horário dos e-mails do dia: o horário (de Brasília) em que saem o resumo diário e os prazos do dia, um por pessoa, só em dia com algo a dizer.

As duas chaves vêm ligadas, e o horário começa às 08:00.

Notificações da organização

O cartão Notificações da organização lista os avisos que o Benflow manda por e-mail para a equipe, cada um com um interruptor para a organização inteira. Desligado aqui, ninguém da organização recebe aquele aviso, nem quem ligou no perfil. Ligado, cada pessoa escolhe o que quer em Meu perfil, aba Notificações.

• Aviso ao novo responsável: para quem é incluído como responsável por um chamado, menos quando a própria pessoa se incluiu.
• Comentários para responsáveis e quem abriu: comentários e notas internas, menos para quem escreveu.
• Chamado concluído, fechado ou reaberto: para quem abriu e os responsáveis, quando outra pessoa muda o chamado.
• Toda mudança de etapa: vem com o selo Cada pessoa liga no perfil. Quem ligar fica sabendo de qualquer troca de etapa nos chamados dele.
• Prazos do dia: um e-mail por dia para cada responsável com chamados atrasados ou que vencem hoje ou amanhã.
• Chamado novo do portal ou do widget: selo Só administradores. Avisa quando alguém de fora abre um chamado, e das respostas dessa pessoa enquanto o chamado não tem responsável.
• Todo chamado novo: Cada pessoa liga no perfil. Um aviso a cada chamado aberto na organização.
• Equipe IA: evidências prontas, execução que falhou e publicação em homologação ou produção, para os responsáveis e para quem pediu a execução.
• Ata pronta com sugestões: quando a leitura de uma ata termina e gera sugestões de tarefas, para quem enviou a ata e os admins.
• Pedidos de entrada: Só administradores. Avisa quando alguém pede para entrar pelo Telegram.
• Resumo diário: selo Vem ligado para administradores. Um resumo por dia com abertos, atrasados, novos e concluídos, só em dia com novidade. Os outros membros ligam no perfil, se quiserem.

Histórico de e-mails

O cartão Histórico de e-mails mostra os e-mails que a organização mandou nos últimos 90 dias, do mais novo para o mais antigo, 50 por página. A busca procura pelo assunto ou pelo e-mail de quem recebeu. Os endereços aparecem mascarados, e os links de senha e de acompanhamento não ficam guardados. A coluna Situação diz o que aconteceu com cada um:

• Na fila: vai sair em instantes. Os avisos de chamado esperam até 5 minutos, para juntar o que vier depois.
• Enviando: saindo agora.
• Enviado: saiu.
• Tentando de novo: o envio falhou por um tempo, e o Benflow tenta outra vez sozinho.
• Falhou: não saiu. O motivo aparece logo abaixo.
• Não enviado: o Benflow não mandou de propósito, e o motivo aparece logo abaixo. Por exemplo: a pessoa desligou o aviso ou pausou os e-mails, ou a organização desligou o aviso antes de ele sair.

O que o funcionário vê

O funcionário não tem Configurações no menu. Pelo item E-mail de Conexões, no topo, ele vê a situação do envio só para consulta, com o botão Escolher meus avisos, que leva a Meu perfil, aba Notificações. Veja Como escolher os e-mails que você recebe.