Como criar e cuidar dos setores da organização

Os setores organizam os chamados, como Compras, Financeiro ou TI. O setor aparece com a cor dele nos chamados do quadro. As palavras-chave ajudam o bot a escolher o setor certo quando alguém abre um chamado pelo Telegram. Só o admin cria e edita setores; todos os membros escolhem o setor ao abrir ou editar um chamado.

Criar um setor

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   Passo 1: No topo, à direita, abra o menu e escolha Setores.
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   Passo 2: Toque em Novo setor.
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   Passo 3: Dê um Nome de até 60 caracteres. Não pode repetir o nome de outro setor, nem com acento ou maiúscula diferente.
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   Passo 4: Escolha a Cor. A Prévia mostra como a etiqueta fica.
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   Passo 5: Em Palavras-chave, escreva as palavras separadas por vírgula, como comprar, pedido, fornecedor.
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   Passo 6: Toque em Salvar. O setor novo fica destacado na lista por alguns segundos.

Como o bot escolhe o setor

Quando alguém abre um chamado pelo Telegram, o setor sai nesta ordem:

• O nome do setor no pedido: se a mensagem começa com # e o nome de um setor (#compras preciso de...) ou traz a hashtag do setor em outro ponto da frase, esse setor vence. No meio ou no fim da frase, escreva o nome junto, sem espaço (o acento é opcional): para o setor Manutenção Predial, #manutencaopredial.
• A leitura da mensagem: sem o setor marcado, a IA (quando está ligada no painel) ou as regras automáticas comparam o texto com o nome e as palavras-chave de cada setor ativo. Nas regras, o nome do setor pesa mais que uma palavra-chave, maiúsculas e acentos não importam e o plural simples também vale (resma encontra resmas).
• O setor Outros: se nada combinar e existir um setor ativo chamado Outros, o chamado vai para ele. Senão, chega sem setor.

#compras preciso de 10 resmas de papel A4 até sexta
a impressora do financeiro parou #chamado
vazamento no banheiro do segundo andar #manutencaopredial

Antes de criar o chamado, o bot mostra o resumo e a pessoa pode tocar em Trocar setor. Depois, qualquer membro muda o setor no próprio chamado. Veja Como editar um chamado. Setores desativados ficam de fora da escolha do bot.

Existe setor padrão?

Não há um setor padrão para a organização inteira. Para o que não se encaixa em nenhum setor, crie um setor chamado Outros: o bot manda para ele o pedido que não combina com mais nada. O link externo e o widget têm um setor próprio para os chamados que chegam por eles, escolhido em Setor dos chamados abertos pelo portal e em Setor dos chamados. Veja Como criar um link externo e Como criar o widget de suporte.

Desativar ou excluir

• Desativar: o setor para de aparecer para novos chamados, e os chamados antigos continuam com ele. Use o interruptor Ativo na lista, ou em Editar.
• Excluir: só funciona para setor sem nenhum chamado. Se o setor já tem chamados, o painel avisa que ele não pode ser excluído e sugere desativar.

Encontrar setores

A busca procura por nome ou palavra-chave. Situação separa ativos e inativos, e Ordenar por troca a Ordem padrão por Nome A a Z ou Mais chamados. O botão ao lado alterna entre Lista e Cartões: a lista mostra até 4 palavras-chave por setor e os cartões mostram todas.