Como o cliente abre e acompanha um chamado pelo portal
O cliente abre o chamado com anexos, recebe um link de acompanhamento (também por e-mail) e conversa com a equipe por ele, sem conta no Benflow.
Quando o link externo tem Pode abrir chamado ligado, o portal mostra o botão Abrir chamado no topo. O cliente manda o pedido sem conta no Benflow e recebe um link só daquele chamado para acompanhar e conversar com a equipe.
Como o cliente abre o chamado
- Passo 1: No portal, clicar em Abrir chamado.
- Passo 2: Preencher Seu nome e pelo menos um contato: E-mail ou Telefone (com DDD). Só a equipe vê o contato.
- Passo 3: Escrever o Título, em poucas palavras, e, se quiser, a Descrição (opcional): detalhes, onde acontece, desde quando. Imagem colada na descrição entra como arquivo anexado.
- Passo 4: Se houver uma data, escolher o Prazo desejado (opcional). Não vale uma data que já passou.
- Passo 5: Anexar até 10 arquivos em Arquivos (opcional), arrastando ou em Escolher arquivos.
- Passo 6: Clicar em Abrir chamado e esperar o envio chegar a 100%.
No fim, aparece Chamado #número aberto com o Link de acompanhamento para copiar e o botão Acompanhar o chamado. O nome e o contato ficam guardados naquele navegador para o próximo pedido.
Se a pessoa informou o E-mail, ela também recebe o e-mail "Recebemos seu chamado", com o número e o botão Acompanhar o chamado, e depois as respostas públicas da equipe e o aviso de conclusão. Isso vale enquanto Avisar solicitantes externos por e-mail estiver ligado em Configurações, aba E-mail (ele vem ligado). Quem deixou só o telefone não recebe e-mail. Veja O que o cliente recebe de aviso.
Como acompanhar pelo link
O link de acompanhamento mostra o número, a etapa, o setor, o prazo, o andamento em percentual, as datas (aberto, iniciado, concluído, fechado), a descrição e os arquivos que a pessoa mandou. Quando a IA da equipe está trabalhando no chamado, aparece IA trabalhando.
Ao lado fica a Conversa: as respostas públicas da equipe aparecem na hora. Para responder, a pessoa escreve em Escreva para a equipe, anexa arquivos se quiser e clica em Responder (ou usa Ctrl+Enter, Cmd+Enter no Mac). Quem da equipe estiver com o painel aberto recebe um aviso na tela.
Os chamados abertos naquele navegador também aparecem no portal, em Seus chamados neste navegador, para voltar a cada um com um clique, e o card deles no quadro e na lista ganha o botão Acompanhar. O botão Ver o portal leva de volta do acompanhamento para o portal.
Do lado da sua equipe
- O chamado chega no quadro, no setor escolhido para o link, com o selo Link externo: seguido do nome do link e o contato de quem abriu.
- Quem estiver com o painel aberto vê um aviso como
Carla abriu o chamado #42 pelo link externo, com o botão Ver chamado. - O prazo desejado vira o prazo do chamado, e a equipe pode mudar como em qualquer chamado. O cliente vê o prazo novo.
- A resposta do cliente vira comentário no chamado.
Para responder sem expor o que é só da equipe, veja Como a equipe responde e o que o cliente recebe de aviso.