Como mandar atas pelo Telegram
Mande o link ou o arquivo com a palavra ata no grupo ou #ata no privado. O bot lê, sugere e cria os chamados na conversa.
Com o bot do Benflow no grupo da equipe, dá para mandar a ata sem abrir o painel: o bot lê, sugere as tarefas e cria os chamados ali mesmo, na conversa. Se o bot ainda não está no grupo, veja Como colocar o bot nos grupos da equipe e do cliente.
No grupo
Mande o link ou o arquivo da ata com a palavra ata (ou atas) ou #ata no texto ou na legenda. O bot responde Lendo a ata... e, em seguida, mostra o resultado.
Ata da reunião de planejamento https://docs.google.com/document/d/...
#ata https://docs.google.com/document/d/...Se você mandar um link de documento (Google Docs, Google Drive, OneDrive, Dropbox, PDF, Word) ou um arquivo de ata sem a palavra ata, ou mencionar o bot junto com um link, o bot pergunta antes: É a ata de uma reunião? Toque em Sim, ler a ata ou em Não, é um chamado. Só quem mandou a mensagem pode responder, e a pergunta vale por 30 minutos. Se você estiver no meio de um pedido de chamado, o bot não pergunta: o arquivo entra no pedido.
No privado com o bot
No privado, mande #ata junto com o link ou o arquivo e o bot lê direto. Sem #ata, ao receber um link de documento ou um arquivo de ata, ele pergunta É a ata de uma reunião? antes. Se você estiver no meio de um pedido de chamado, o arquivo entra no pedido: só #ata abre uma ata.
#ata https://docs.google.com/document/d/...Para usar o privado, seu Telegram precisa estar ligado ao seu cadastro na equipe: mande /start para o bot, toque em Compartilhar meu telefone e, se o bot pedir, informe o seu e-mail. Enquanto isso, você pode mandar a ata no grupo. Veja Como a equipe entra no Benflow pelo Telegram.
Sugerir tarefas e criar os chamados
- Passo 1: Quando a leitura termina, o bot responde que recebeu a ata e pergunta se você quer sugestões. Toque em Sugerir tarefas.
- Passo 2: O bot mostra Pensando nas tarefas... e depois a lista numerada, com setor, prazo e responsáveis de cada tarefa.
- Passo 3: Toque no botão de cada tarefa que você quer para marcar. Toque de novo para desmarcar.
- Passo 4: Toque em Criar selecionadas. O bot mostra Criando as tarefas... e responde com o número de cada chamado criado.
Criei 2 chamados da ata "Planejamento da sprint":
#41 Revisar o contrato do cliente
#42 Publicar a nova versão do site
As outras 3 sugestões ficaram no painel, em Reuniões.- O teclado mostra até 10 tarefas. Se a IA sugerir mais, as outras ficam no painel, em Reuniões.
- Agora não deixa a ata (ou as sugestões) guardada no painel, sem criar nada.
- Ver no painel abre a ata no Benflow, onde dá para editar as sugestões antes de ativar.
- Os chamados criados pelo Telegram ficam ligados à mensagem da ata: os avisos de mudança de etapa e de responsáveis aparecem ali, em resposta a ela.
Arquivos aceitos no Telegram
PDF, Word (.docx), TXT e Markdown, até 20 MB, que é o limite do Telegram para o bot baixar arquivos. Mande como arquivo (documento). Fotos, vídeos e áudios não viram ata.