Como transformar a ata de uma reunião em tarefas
Mande a ata, a IA sugere as tarefas combinadas e você escolhe o que vira card no quadro. Veja o caminho completo.
Em Reuniões você manda a ata de uma reunião e o Benflow lê o texto e sugere as tarefas que foram combinadas, com a IA quando ela está ligada no seu painel. Você revisa cada sugestão e escolhe o que vira card no quadro. Nada entra no quadro sem alguém ativar.
Como funciona, em quatro passos
- Passo 1: Mande a ata. No painel, abra Reuniões, toque em Nova ata e cole o link, cole o texto ou envie o arquivo. Pelo Telegram, mande o link ou o arquivo no grupo com a palavra
ata, ou no privado do bot com#ata. - Passo 2: O Benflow lê o documento. Enquanto isso, a ata fica com a situação Lendo. Quando termina, ela fica Pronta e o texto lido aparece na página da ata. Texto colado já fica Pronta na hora.
- Passo 3: Toque em Gerar tarefas. Com a IA ligada no seu painel, ela propõe até 15 tarefas, cada uma com título, descrição, setor, prazo e os responsáveis citados na ata que são membros da organização. Sem a IA, o Benflow pega os itens das partes Encaminhamentos, Próximos passos, Ações e Tarefas da ata e completa setor, prazo e responsáveis só quando a própria linha cita o setor, a data ou o nome da pessoa.
- Passo 4: Revise e decida. Cada sugestão pode ser editada, descartada ou ativada. Ativar selecionadas cria vários cards de uma vez.
O que dá para mandar
- Link: Google Docs, Google Drive, planilha ou apresentação do Google (abertos para "Qualquer pessoa com o link"), um PDF ou Word publicado na internet ou uma página comum.
- Arquivo: PDF, Word (.docx), TXT, Markdown ou HTML, até 20 MB. Pelo Telegram, PDF, Word (.docx), TXT ou Markdown.
- Texto: o texto da ata ou das anotações da reunião, colado direto no painel (pelo Telegram, só link ou arquivo).
Os detalhes de cada jeito estão em Como mandar uma ata pelo painel, Como mandar uma ata do Google Docs ou do Drive e Como mandar atas pelo Telegram.
O que o card criado leva
- Título, descrição, setor, prazo e responsáveis da sugestão, do jeito que você deixou depois de editar.
- A indicação Da reunião com o título da ata, no card do quadro e dentro do chamado, com o link para abrir a ata e as outras sugestões.
- O arquivo da ata anexado, quando a ata veio como arquivo. Quando veio por link ou texto colado, o card ganha uma nota interna com o link do documento (se houver) e o link da ata no painel.
- O card entra na etapa A fazer, no topo da coluna.
Daí em diante, o card é um chamado como outro qualquer: dá para mover, comentar e mudar os responsáveis. Veja Como editar um chamado.
Quem usa
Qualquer membro da organização, admin ou funcionário, pode mandar atas, gerar e ativar tarefas. Só o admin exclui uma ata. O cliente que acompanha pelo portal não vê as reuniões. Veja Quem pode mandar, gerar e excluir atas.