Quais dados o Benflow guarda e quem vê cada um

O Benflow guarda só o necessário para funcionar. Aqui vai o resumo do que fica guardado, quem vê cada coisa e por quanto tempo. O texto completo, que é o que vale, está na Política de privacidade.

De quem são os dados

• O conteúdo que a sua empresa coloca no Benflow (chamados, mensagens, anexos e atas) é da sua empresa. Para esse conteúdo, a sua empresa é a controladora, e a empresa responsável pelo Benflow atua como operadora, seguindo as instruções dela.
• Os dados de cadastro e de cobrança de quem assina ficam com a empresa responsável pelo Benflow, como controladora.
• O Benflow não vende dados e não usa o conteúdo dos chamados para publicidade.

O que fica guardado

• Cadastro e assinatura: nome, e-mail, nome da empresa, número de usuários e situação da assinatura. Telefone e CPF ou CNPJ, se você informar.
• Acesso ao painel: e-mail, senha (guardada só como hash, nunca em texto), perfil em cada organização e registros de acesso (data, hora e endereço IP).
• Entrada pelo telefone: quando você pede um acesso, o bot da sua empresa manda um link e um código no seu Telegram. A data, o endereço IP e o navegador do pedido ficam guardados por até 2 dias.
• Chamados: títulos, descrições, comentários, histórico, anexos e atas de reunião.
• Telegram: nome, @usuário e identificador de quem fala com o bot; as mensagens no privado com o bot; e, nos grupos, só as mensagens que abrem um pedido, respondem a um chamado ou mandam uma ata. As outras mensagens do grupo são ignoradas.
• Telefone: só quando é informado no cadastro ou em Meu perfil, ou quando a pessoa escolhe compartilhar o telefone com o bot.
• Portal do cliente e widget: o nome e o contato que a pessoa informa ao abrir um chamado por eles, como o e-mail. No widget, também o contexto técnico que a pessoa deixa ir junto, como a página, o navegador, os erros e a trilha de cliques.
• E-mails: o registro dos e-mails que o Benflow manda (para quem, assunto, quando e a situação), as escolhas de aviso de cada pessoa e os pedidos de parar de receber. O conteúdo dos e-mails com link de senha ou de acompanhamento sai do registro logo depois do envio, e o dos outros, depois de 7 dias.
• Equipe IA: o registro de cada trabalho da IA (duração, turnos, tokens e custo equivalente) e as evidências enviadas, como resultados de testes, capturas de tela e logs.
• Pagamento: só a situação da assinatura e os identificadores da cobrança. Os dados do cartão ficam com o Mercado Pago.

No teste grátis: nome, e-mail, celular, nome da empresa, o endereço IP do cadastro e a data do aceite dos termos. O celular serve para você entrar pelo Telegram, para evitar mais de um teste com o mesmo número e para falarmos com você sobre a sua conta.

Quem vê o quê

• Na sua equipe, cada pessoa vê só os painéis de que participa.
• No painel, só quem tem acesso à organização baixa os anexos.
• No chamado, a nota interna fica só no painel, para a equipe.
• Quem tem o link do portal do cliente vê o que o link libera: só os chamados abertos por aquele link ou todos os do painel, com ou sem a descrição.
• O portal e o widget mostram os comentários públicos, nunca as notas internas nem o e-mail ou o telefone dos membros.

Limites e exclusão de arquivos

• Cada arquivo pode ter até 20 MB.
• Cada painel guarda até 5 GB em arquivos.
• Cada pessoa envia até 500 MB a cada 24 horas.
• Passando disso, o Benflow recusa o envio e avisa.

Quando o admin da organização exclui um chamado (no menu Mais ações, os três pontinhos no topo do chamado, em Excluir chamado), o chamado, a conversa e os arquivos dele são apagados. Essa ação não pode ser desfeita.

Por quanto tempo

• Enquanto a assinatura estiver ativa, os dados ficam guardados para o serviço funcionar.
• Depois do cancelamento, os dados são excluídos ou anonimizados a pedido da empresa ou quando deixam de ser necessários.
• Registros de acesso: 6 meses, como pede o Marco Civil da Internet.
• Registro dos e-mails enviados: 90 dias.
• Dados de cobrança: pelo prazo exigido pela legislação fiscal.

Painel do teste grátis que não virou assinatura: os dados ficam guardados por pelo menos 30 dias depois do fim do teste e, sem assinatura, podem ser apagados depois disso. Veja O que acontece no fim do prazo.

Com quem os dados são compartilhados

Só com quem é necessário para o serviço funcionar: o Mercado Pago (pagamento), o Telegram (as mensagens com o bot), a Anthropic (o texto de pedidos e atas, quando a IA está ligada), o GitHub (só leitura das Actions e dos deploys dos repositórios conectados), o Google (quando você cola o link de uma ata do Google Docs ou do Drive, o Benflow baixa aquele documento), o Resend (o serviço que entrega os e-mails do Benflow: recebe o endereço e o conteúdo de cada e-mail) e os provedores de hospedagem. Alguns desses parceiros processam dados fora do Brasil, seguindo o art. 33 da LGPD.

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